Számomra komoly dilemmát okozott a kezdetekkor, hogy mi legyen az a központ, ami rendszert tud vinni a munkahelyi infó áradatba, amivel nap mint nap szembe kellett néznem.
Erre a megoldást nekem nem 1 program hozta el, hanem egészen pontosan 3.
Az első a ToDoist, amivel minden bejövő/megoldandó feladatomat szuperül tudom adminisztrálni, priorizálni, akár archiválni is későbbre. E nélkül a multitasking áldozata lennék én is.
A második egy jegyzetelő szoftver, ami elbírja az ötleteket, meeting jegyzeteket, projekt tervezéseket, stb. Itt első körben a hagyományos jegyzet füzet vált be nekem, valahol meglepő módon. Ennek 2 oka van: szeretek írni, a szabadkezes írás szerintem jó hatással van a kreativitásra is; másrészt egy jó színkódolt rendszerrel egy papír alapú jegyzet tömb is nagyon jól átlátható marad.
Végül mégis a digitális megoldás felé vitt a sors, mert sok esetben nem volt nálam a füzet, így elkallódtak ötletek, adatok. A végső befutó az Evernote lett, erről fogok lassacskán írni is, egy nekem fontos aspektusból. Sőt, végül készíttettem egy online elvégezhető tréninget is, amit bárkinek jó szívvel ajánlok, ha szeretné alaposabban is megismerni!
Miért az Evernote?
Összeszedni nehéz inkább, hogy mi minden szólt mellette a jól átgondolt, racionális okoktól kezdve a klasszikus impulzus vásárlói benyomásokig. Lényegében majd minden tökéletes az Evernote-ban, ami nem, annál pedig látszik, hogy egyszerűen máshogy gondolkozok, mint a fejlesztői…
Az Evernote legfőbb előnyei:
- Online felület, azonnal szinkronizál mindenhonnan.
- Minden általam használt platformon elérhető.
- Jól integrálható a félautomatizált rendszerembe. (erről itt írtam)
- Kiváló eszköztár jegyzeteléshez. Ha nem is tökéletes megoldások – még -, akkor is minden lehetőség adott. Gépelt szöveg, kézzel írott, kép mentés jegyzetbe, hogy csak a kedvenceimet említsem.
- Jól rendszerezhető. Mappákba lehet a jegyzeteket rendezni, azokat gyűjteményekbe, lehet kiemelt jegyzeteket megadni, minden jegyzetet egyesével tag-elni. Ezek a legfontosabbak.
- Nekem fontos, hogy amit használok, az ne okozzon vizuális sokkot és az Evernote design megoldása nekem ezt az élményt is megadja.
Mire használom én?
Gyakorlatilag mindenre, aminél szükség van arra, hogy írásba legyen foglalva valamilyen adat. Munkahelyen, otthon, vagy a kettő között, mobilon.
Ami viszont számomra különlegessé tette, hogy tökéletesen illeszthető volt a saját GTD rendszeremhez. Ez egy fontos kritérium volt a keresésnél, de erről majd külön legközelebb, mert megérdemel egy önálló témát.
Amiről most lesz szó, az Evernote általános bemutatása és tippek a hatékony használathoz.
Evernote Online Tréning
Regisztrálj most!
Kezdd el te is. Így!
Miután regisztrálsz, a rendszer ad egy rövid bemutatót, hogy mire is lehet használni. Ezeket fogod látni a jegyzeteid között:
A sorrend kicsit fura, mert a programot legelőször is jegyzetelésre tudod használni, a többi már az extra, de haladjunk sorban.
1. To-do list készítés
Lehetőséged van arra, hogy egy jegyzeten belül létrehozhass olyan listát, ami előtt egy pipálható box van, így látod, hogy a listából mit fejeztél már be. Plusz, mivel jegyzeten belül van, így elég jól lehet témánként feladat listákat készíteni és azokkal fókuszáltan foglalkozni.
Alapvetően nekem nem volt ezzel kapcsolatban nagy “wow” élményem, mert a funkció gyakorlatilag annyit tud, amit leírtam, de azt viszont jól tudja.
Pro:
- Egyszerűen és gyorsan tudsz téma specifikus checklistet készíteni.
- Minden eszközön tudod vezetni, pipálni.
Kontra:
- Kevésbé testre szabható. Csak egy szintű listát tudsz vezetni könnyen, nem jól kezeli le a rendszer, ha több szintű checklistet szeretnél.
- Nem lehet emlékeztető beállítani checklist elemenként
A fenti pro-kontra alapján: a lista funkció szerintem egy kötelezően használandó eleme az Evernote-nak, de arra nem alkalmas, hogy ez legyen a központi feladat management platformod. Ehhez egy kifejezetten erre a célra dedikált programot használj inkább. Nálam ugye ez a ToDoist.
2. Emlékeztető beállítása
Ez egy nagyon hasznos funkciója programnak. Egy-egy jegyzethez (, vagy csak önmagában, jegyzet nélkül) be tudok állítani egy emlékeztetőt, megadott időpontra, hogy ne felejtkezzek meg róla, vagy szükséges lesz elintéznem valamit.
Az Evernote még megfejeli a tippeket: Az emlékeztető jegyzetében tudsz to-do-listet hozzáadni, így ha csipog az értesítő, akkor van egy kipipálandó listád is. Ezt nagy szeretettel használom én is, remek megoldás. Amivel ez több, mint a legtöbb emlékeztető, hogy nem egy szöveg lesz az, ami megjelenik, hanem egy szabadon kitöltött teljes jegyzet. Ennek a legnagyobb haszna pedig a munkahelyemen van számomra.
Ha lesz egy megbeszélésem, amihez vannak jegyzeteim, akkor a legkényelmesebb megoldást az Evernote emlékeztető fogja adni. Mikor elkészülök az anyaggal, beállítok egy emlékeztetőt a meeting kezdetére. (Igazából 5 perccel azutánra, mert valójában csak akkor fog kelleni leghamarabb.) Így akármelyik eszköz van nálam, laptop, tablet, vagy mobil, egy mozdulattal meg van nyitva a jegyzetem és kezdhetjük is.
Tapasztalataim szerint van olyan program, ami kényelmesebb és hasznosabb megoldás emlékeztető használatára, de ki kell emelnem, hogy például vannak olyanok, akik a teljes GTD módszerüket Evernote-ban alakították ki, így a feladat management részt is, tehát erre is alkalmas!
Pro:
- Vitathatatlan tény, hogy a jegyzethez kötött emlékeztetők nagyon hasznosak.
- Az emlékeztetők, mint jegyzetek nagyon hasznosak az egyszerű szöveges riasztások helyett.
Kontra:
- Vannak ennél könnyebben használható programok erre a funkcióra.
- Nem olyan átlátható, ha sokat használsz egyszerre.
3. Mentés a webről
Ez talán az Evernote egyik leginkább olyan funkciója, ami egyedivé teszi a több jegyzetelő app-pal szemben.
A „Web clipper” egy multifunkciós eszköz, amivel tartalmat tudsz lementeni a jegyzeteid közé, méghozzá több féle formában is.
Az egyszerű képernyő részlettől kezdve a teljes weboldalon át a weboldal tartalmának egyes részeinek a mentéséig minden van, sőt kérheted, hogy csak a szöveget mentse le, így sokkal olvashatóbb lesz majd visszanézéskor az elmentett tartalom.
Mentéskor van egy default mappa, amibe mentesz, de ezt módosíthatod, ill. a beállításokban meg is adhatsz egy neked tetszőt, a mentést elláthatod tag-ekkel, hogy később tematikus keresésnél is megtaláld könnyen. Mi kellhet még, nem?
Pro:
- Könnyű használni és sokoldalú tartalom mentést ad.
- Chrome beépülő modullal a használata nagyon egyszerű.
Kontra:
- Csak Chrome alatt érhető el, onnan tudsz tartalmat lementeni.
- Meglévő jegyzetbe nem tudsz egyből menteni, Evernote-on belül kell egyesíteni őket.
4. Képek mentése
Nem csak screenshotokat tudsz, webclipperrel lementeni, hanem direkt feltöltéssel tudsz képeket is hozzáadni a jegyzetekhez.
Ezt is sok dologra lehet használni. Inspirációs célra egy későbbi projekt előtt anyagokat gyűjtesz. Meglévő feladathoz design terveket felmentesz. Egy meeting jegyzethez a flipchart fotóját mellékeled. Rengeteg dologra hasznos.
Ebben a funkcióban nincs semmi extra, tud mindent, amit kell és semmi többet, de nem is kell.
Pro:
- Minden kép mentéssel kapcsolatos igényt kielégít.
- Gyors és könnyen kezelhető funkció
Kontra:
- Nagy felbontású képek feltöltése után kicsit macera újra összehúzni a dolgokat és egységesíteni a jegyzetet, mert szétcsúszik eléggé.
Ezek az alap funkciók, melyekkel minden helyzetben segítségünkre lesz az Evernote, ha fel kell jegyezni valamit. Lehet, hogy vannak olyan programok, melyek 1-1 részt jobban tudnak, de az mindenképp az Evernote mellett szól, hogy ezt mind egyben ő tudja a legjobban.
5. Jegyzetelj
Jegyzetek
Röviden összegezve: majdnem minden olyan funkciót megad, amit egy rendes szövegszerkesztőtől elvárnál:
- Formázás (félkövér, dőlt)
- typo (rengeteg megszokott betűtípus, de akár sajátot is hozzá tudsz adni az asztali kliensben)
- Felsorolás, sorszámozás
- táblázatok
Plusz még néhány további funkció, szinte minden, ami ahhoz kell, hogy minden írott anyagot itt állíts elő.
Extraként 4 funkciót ki is emelek, amiktől több lesz, mint egy átlagos jegyzetelő program:
- Hang jegyzet hozzáadása pillanatok alatt
- Fotó hozzáadása, ami egy meeting jegyzetnél kifejezetten hasznos és legfőképp azonnal rendszerezett is tud lenni, nem kell később elő keresni a képet, hozzácsatolni az anyaghoz (de bármilyen más file-t is be tudsz csatolni)
- Lokáció alapú jelző, amivel később akár a jegyzet készítésének helyszíne alapján is tudsz keresni
- Google Drive integráció, ami lehetővé teszi, hogy bármilyen Google Drive-ban tárolt doksumentumot becsatolj adott jegyzetbe
Hogy könnyebben rendet tudj tartani és kereshetőbb legyen minden, egy nagyon alap funkció szintén adott: címkézés. Bár eleinte problémás lehet, hogy mindig, minden jegyzethez adj 1-2 címkét, hidd el, később nagyon hálás leszel érte magadnak.
Komoly Evernote használóként sokszor belefutok abba a hibába, hogy menet közben gyorsan felírok néhány ötletet, vagy egy telefonbeszélgetés fontos részeit, ami után több jegyzetem is lesz hasonló témáról. Ez viszont hosszú távon kaotikus lenne, de erre is van megoldás. Ha több jegyzetet kijelölsz egyszerre, akkor a rendszer felajánlja, hogy egyesítsd őket, így még a copy-paste megoldásnál is egyszerűbben tudod egy helyre pakolni a fontos információkat. Imádom.
A hab a tortán pedig, hogy ha szeretsz ebben dolgozni, akkor van lehetőség arra, hogy az Evernote jegyzetből egyből prezentálj is. Nem kell átmásolni máshova, hanem a jegyzet maga átáll prezentáció módba és már mutogathatod is a szuper ötleteket, terveket.
Csapatban dolgozol? Azt is támogatja! Nem olyan profi módon, mint a Google Drive (az egyszerűen tökéletes…), de nagyon közel van hozzá. Meg tudod osztani a jegyzetet a kollégáiddal és közösen tudjátok szerkeszteni ugyanazt a szöveget. Nagyon hasznos tud lenni, főleg ha szembe állítjuk az e-mailen küldözgetett különböző verzió számmal ellátott Word doksi rendszerrel.
Jegyzetfüzetek
Ami az Evernote igazi ereje, hogy a különböző jegyzeteket nagyon jól kezelhető jegyzetfüzetekbe lehet rendezni. Ezzel kapsz egy tematizált listát a jegyzeteidről, nem kell a munkahelyi jegyzeteid, otthoni kerttervezési ötleteid és a készülő könyved fejezeteinek jegyzetei közül kikeresned az épp szükségeset.
Készíthetsz “shortcut” listát a leggyakrabban használt jegyszetfüzeteidhez, de a különböző jegyzetfüzeteket gyűjteményekbe is rendezheted (Munka » Projekt 1, Projekt 2), ami megint egy hatásos rendszerezési eszköz, mert egy idő után számolatlan jegyzetfüzeteid lesznek és nem fogod tudni követni. Arra, hogy ezt hogyan tudod elkerülni a GTD módszertan segítségével, a következő Evernote posztban adok is pár lényeges tippet.
Pro:
- Jól, könnyen kezelhető a jegyzetelés
- Sok formátumot támogat, nem csak írott szöveget
- Jegyzetfüzetek, gyűjtemények a rendszerezéshez
Kontra:
- Headline formázás nincs benne (H1, H2…), azt máshol kell beilleszteni, ha például blogposzt lesz belőle később 🙂
- A helyesírás ellenőrzés nincs
Összességében szerintem ha jegyzetelésről van szó, akkor ma az Evernote a király, de folyamatosan érkeznek a kihívók, ezt látni kell, valamint a mostani, ingyenes szolgáltatást érintő változtatása a cégnek szintén nem pozitív dolog, de erről később, plusz szerintem nem egy nagy érvágás, simán megugorható érdemi veszteség nélkül.
Ha viszont az Evernote nem az igazi, akkor még javaslom a Microsoft OneNote platformját, amiről Rátz Tibor már írt a blogon korábban. Ott is adottak a funkciók, van akinek a Microsoft megoldásai jobban kézre állnak.
Nálam az Evernote az abszolút nyertes. Ha tetszik, akkor itt tudsz regisztrálni.
Az online Evernote oktatást pedig itt találod.
Te mit használsz?
