Feladatok kezelése
Nagy feladatok kibontása al-feladatokra
Ugyanúgy, ahogy a projekteket, a feladatokat is tudatosan kell felépíteni.
Mindannyian más tempóban és mértékben tudunk fókuszáltan dolgozni egy adott időszakban. Ilyen szempontok például:
- napszak: van aki a Sharma féle 5 óra klub híve és reggel hatékony, van aki pedig inkább délutánra töltődik fel kreatív energiával. Ez fontos szempont, mert igyekeznünk kell ezt tudatosan kihasználni. A komolyabb mentális energiát felemésztő feladatokat arra az időszakra időzítsük, amikor könnyebben és gyorsabban tudunk megbírkózni velük. Hogy ezt hogyan tudod megtenni, arról szól majd hamarosan a Címkék szerepe lecke.
- Fontosság: van persze az az időszak, amikor energia szinttől függetlenül meg kell csinálni dolgokat. Erre való Todoisten belül a prioritás, “Priority” beállítás. Ami nagyon fontos, az legyen elöl. Ide egy fontos dolog: kezeld módjával ezt a funkciót. Ha minden a legfontosabb lesz, akkor semmi sem lesz az igazából.
A feladatok berögzítésekor pedig fontos, hogy adott feladat kibontását saját magadhoz igazítsd. Vannak úgynevezett Sprinter és maratonista típusú emberek.
A két típusnak más-más igénye van a feladatok adminisztrálásához is.
Egy maratonistának nem kell fél órára bontva egy lista az elvégzendőkről, mert csak idő veszteség berögzíteni és nem olyan élvezet minden feladatot négyszer kipipálni, darabonként. Egy maratonista típusnak elég 1-2 órás etapokra bontani a teendőket. Maximum a feladathoz rendelt kommentben, csatolmányban érdemes elhelyezni a fontos információkat, amire szükség lesz.
Ezzel szemben a Sprinter inkább 30-40 perces etapokban szeret intenzíven dolgozni és utána rövid pihenőt tart. Neki viszont jobb, ha szét vannak bontva az egyes feladatok is al-feladatokra, hogy mindig tudja épp hol tartott szünetet.
Ha nem szeretnéd sprinterként (vagy maratonistaként) hosszú listára hagyni a különböző feladataidat, de szeretnéd jobban kibontani őket, akkor lehetőséged van al-feladatokat (“Sub-task”) hozzáadni minden feladathoz.
Így a lista önmagában nem lesz hosszú, de minden nagyobb feladaton belül megtalálod a sok kis apróbb részt, amiket el kell végezned ahhoz, hogy kész legyél.
Feladat commentek és csatolmányok
Az egyes feladatokhoz nem csak határidőket és emlékeztetőket tudsz hozzárendelni.
Fel tudsz tölteni hasznos csatolmányokat is, amik kellhetnek a feladat elvégzéséhez.
Például “XY alvállalkozó számlájának kiegyenlítése” a feladat. Akkor ehhez szuper hasznos csatolmány a számla maga. Így a feladaton belül megnyitod a számlát és már utalhatod is.
Vagy ha szerződést kell kötnöd valakivel, akkor a szerződés sablont be tudod csatolni, hogy már csak véglegesíteni kelljen és mehet is e-mailen a partnernek.
Bármi, ami segít neked abban, hogy hamarabb tudj dolgozni a feladaton, annak érdemi helye van a csatolmányok között és ez az egyetlen kritérium a funkció használatakor.
Mentsd le a webről, ami érdekes
Mindemellett, nem csak arra jó a Todoist, hogy saját magam vigyek fel feladatokat és gépeljek be mindent. Arra is alkalmas, hogy ha találok a neten böngészve egy érdekes oldalt, akkor azt is le tudja menteni, mint feladatot.
A használata nagyon egyszerű:
- Töltsd le a megfelelő böngészőhöz tartozó Todoist bővítményt innen.
- Ha bekapcsoltad akkor már csak annyi a dolgod, hogy ha találtál egy érdekes weboldalt, akkor másold ki az url-t és már adhatod is hozzá Todoisthez, mint feladatot.