Hogyan használd munkára és privát feladatokra egyszerre

Todoist használata saját célra

Ha a kurzust azért vásároltad meg, mert a saját munkád és otthoni feladataid kezelését szeretnéd hatékonyabbá tenni, akkor alapvetően a projekteket csak a saját igényeid és kényelmed fogják megszabdni, milyen rendszert alakítasz ki.

Ehhez részletesebb segítséget is adok lentebb, a “Milyen szempontokat vegyél figyelembe projektek kialakításánál” fejezetben.

Todoist használata munkahelyi feladatokra és csapatmunkára együtt

Mint minden jó rendszer, a Todoist is jól tudja kezelni a csapatmunkát igénylő feladatokat, projekteket.

Ha közösen dolgozol valakivel, akkor érdemes ugyanazt a platformot is használni. Javasold neki is a Todoistet, mert ennél könnyebben használható feladatmanagement szoftver nincs a piacon!

Ha együtt dolgoztok, akkor Todoist oldalról egy plusz van, amit majd figyelni kell: meg kell osztani egymás között a projektet. Ezt a projektbe lépve, a jobb felső részen levő profil ikonnal tudod megtenni.

Ha ez megvolt, akkor utána arra kell figyelni, hogy az a közös projektben levő feladatok mindkettőtöknél ott vannak. Egészen addig, amíg az egyes feladatokat nem rendellitek felelőshöz hozzá (“Assign”). Onnantól már csak a felelős fogja látni a napi feladatai között.

Milyen szempontokat vegyél figyelembe projektek kialakításánál

1) Mennyi munkahelyi projekted van és mennyi otthoni, egymástól elkülöníthető nagyob dolgod?

Ha sok felé kell figyelj munkában, akkor mi hangzik jobban: egy projektre tudod fókuszálni a figyelmed és csak azzal haladsz, majd mész a következőre; vagy a sok projekt párhuzamosan kell fusson és igazából nem kell/akarsz/tudsz elmerülni egy konkrét projektben.

Ha fókuszálnod kell, akkor építs ki egy komplex projekt listát és azokra a projektekre kattintgatva mindig csak a projekt feladatait látod.

Ha egyben kell tolni minden szekeret, akkor pedig jobb a kevesebb projekt, de pontos címkézés, amivel a kontextusokat tudod magadnak meghatározni.

Kontextus:

Azok a tényezők, amik befolyásolják, milyen munkát tudsz elvégezni. Ez lehet fizikai, vagy mentális kontextus. Például: autóban a @telefon lista kb az egyetlen kontextus, laptop előtt ülve a @számítógép az optimális, ha friss vagy épp akkor a @fókusz lista szuper, de ha fáradt vagy akkor a @low-energy lista lesz a legjobb. Ha otthon vagy pedig, akkor a @kert, @garázs, @lecke és hasonlók tudják jól összefogni az otthoni teendőidet.

2) Mi a kényelmesebb neked?

Ha minden projekted A-tól Z-ig ki van előre dolgozva, így mindig látod a teljes hátralevő projektet és az összes feladatot a tervezéstől a kiértékelésig, még akkor is, ha a kiértékelés adott pillanatban még teljesen felesleges, mert még csak tervezitek a kampányt.

Ha inkább csak az érdekel, hogy minden projektnél mi a következő elintézendő, akkor sok projekt kell, de azokba mindig csak 1-2 feladat, hogy azt lásd, ami épp meg tudsz csinálni. Ez a megoldás egyébként a GTD működési elvéhez áll közelebb, amit én is használok. Ilyenkor haszon, hogy nem látsz felesleges feladatokat, kihívás, hogy minden kipipált feladat után fel kell rögzíteni a soron következőt!