Tippek: platformok és rutinok, naptár bekötés

Platformok

A legelső, hogy keresd meg a neked leginkább megfelelő elérési pontot. Mobilon mindenképp fent kell lennie, de ezen felül van desktopra telepíthető verzió, böngészőbe beépülő modul, Outlook modul, de még Gmail modul is.

Az Outlook (ha azt használsz) szerintem kötelező, mert a leveleidet direkt módon hozzá tudod adni a feladataidhoz és később meg is nyithatod őket, ha foglalkozni akarsz velük.

Minden feladat, ami konkrét határidőhöz kapcsolódik, pláne, ha napon belül is egy konkrét időponthoz, akkor arra fontos, hogy legyen is foglalva idő a napodban. Ne szervezz rá se te programot, se más valaki egy megbeszélést.

Ugyanígy, egy naptáresemény tulajdonképpen egy feladat is számodra, így jó, ha azt látod a feladatid között is.

Erre szolgál a Todoist integrációja például a Google Calendarral!

Rutinok

Még egy dolog van, ami szerintem nagyon lényeges. A rendszeres rutinok, amik mentén ellenőrzöd és priorizálod a feladataidat. Ez szintén egy GTD alaptézis, mert így tudod mindig fókuszálni adott időszakra az energiáidat.

Nálam erre két időpont vált be:

• heti rutin: minden hétfő reggel a meglévő feladataimat prioritás és határidő szerint, amennyire lehet elosztom a hétre. Beállítok emlékeztetőket, alábontok egy-egy feladatot, amiknek külön határidőt adok meg, hogy a végén pontosan legyen kész az egész. Ez minden hétfőn körülbelül 20 perc. Ehhez készítettem egy sablont, hogy könnyebben tudd összeszedni ezeket a feladatokat.
• Napi rutin: minden reggel (szigorúan egy kávé mellett) megnézem az aznapi listát és felosztom őket aznapra. Ha szoros lesz a napirend, akkor még időpontokat is be lehet állítani, hogy tartani tudjam a tempót. Ez körülbelül napi szinten 5-10 perc.

Nap végén, fakultatív jelleggel, ami esetleg nem lett kész feladat, azt átütemezem egy mozdulattal másnapra. De ez annyira nem elegáns, mert ezzel felrúgom a heti tervet is, így igyekszem pontosan tervezni a hetemet.