Todoist automatizálás

Azon felül, hogy a program önmagában működik számos platformon, plusz beépül sok másik programba, vagy egy további előnye is.

Aktív kapcsolatot lehet kiépíteni rengeteg másik program és a ToDoist között. 

Egy rövid és nem teljes lista, kedvcsinálónak:

• Evernote
• Trello
• Outlook / Gmail
• Google calendar
• Youtube

A végére a legjobb, amivel a legtöbbet össze tudod kötni: az IF egyre több kapcsolatot ad, folyamatosan bővül és a ToDoist is benne van már.

Példa: e-mail automatizálás

Ebben a videóban megmutatok, hogyan lehet simán e-mailt küldeni magadnak, amiből nem egy beérkező mail lesz az e-mail fiókodban, hanem feladat generálódik automatikusan Todoistben!

A másik, amit a videóban mutatok az a Zapier használata. Ehhez a videóban említett szabályt is megosztottam publikusan, ezen a linken keresztül le tudod másolni saját magadnak is.

Első lépés: előkészítés

Itt a legegyszerűbb megoldás a legjobb, ezt javaslom neked is: Anno leültem egy notesszal és összeírtam, hogy a saját rendszeremben milyen folyamatbeli lépések vannak, majd kiemeltem azokat, amiknél két program között kellett váltani.

Néhány példa:

• Jegyzetből feladat (Evernote » ToDoist)
• Feladatból jegyzet (ToDoist » Evernote)
• Olvasnivalót nem elfelejteni (Pocket » ToDoist)
• Jó cikk alapanyagot elmenteni (Pocket » Evernote)
• Mindenképp elintézendő e-maileket feladatként rögzíteni (Gmail » ToDoist)
• Nem fogadott hívásokat elintézni – Ez csak  (Mobil » ToDoist)
• Saját cikkek megosztása feladatként (RSS » ToDoist)

Második lépés: kísérletezés

Az előkészítés után elkezdtem az első IF szabályok összeállítását és leteszteltem, hogy működnek.

A kísérletezésből kibukott, hogy egy csomó minden szuper, más szabályok használhatatlanok, megint másokat csak egy kicsit optimalizálni kellett. Ezekből alakult ki végül egy 30-40 szabályból álló lista, amire mindig számíthatok és összeköti a GTD rendszerem elemeit, ezzel rengeteg időt spórolva meg nekem, de ami még fontosabb: radikálisan csökkentette annak a lehetőségét, hogy homokszem kerüljön a gépezetbe, ami pedig jelentős, érezhető mértékben csökkentette a feladatok kezelésével kapcsolatos stresszt.

Szinte mindegy, hogy hol rögzítek be valamit, a végeredmény egy feladat lesz Todoistben, így alapvetően elég csak ezt átnéznem a napi / heti összesítések, tervezések alkalmával.

Harmadik lépés: önkontroll

Igazából ez nem egy kifejezett lépése a folyamatnak, mégis fontos kiemelni. Az IF és hasonló rendszerek lényege, hogy pillanatok alatt tudsz összekapcsolni rendszereket, eszközöket. Ezzel az egész arra motivál, hogy csináld tovább, készíts újabbakat.

A hatékony rendszer alapja viszont egy stabil, jól bejáratott megoldásokon alapul. Ha folyamatosan változtatsz, ha folyamatosan hozzáadsz valamit, akkor soha nem fog megszokás szintre kerülni a metodológia, mindig azon kell majd gondolkoznod, hogy mit is kell tenned, illetve egy IF használat esetén, valyon ez hogy került ide.

Nincs szükség folyamatos fejlesztésre! Ha megtaláltad azt a rendszert, ami jól működik, akkor használd. Élvezd, hogy jól működik és tehermentesíti a fejed, megkönnyíti a napjaid.