Multitasking helyett GTD
Amit most leírok, annak lesz a végeredménye, hogy miként oldottam meg az egyre inkább fejemre növő multitasking problémámat.
Ha tudod és érzed, a multitasking mit jelent, akkor mutatok neked egy megoldást.
Miután megismertem a GTD – Getting Things Done – gondolatát, metodológiáját, rájöttem, hogy rajtam ez fog segíteni. De egy próbát mindenképp megér.
Akármilyen jó is vagyok adott esetben multitasking téren, van az a mennyiség, ami már kezelhetetlen és akkor jön a baj, mert egyszerre nem lesz kész fél tucat feladat.
Egyértelmű volt, hogy ez nem fog működni tovább.
GTD lett a megoldás. Priorizálás, pontos feladat rögzítés, hogy semmi ne maradjon ki és minden meg is legyen oldva időre.
Ha érdekel a GTD bővebben, akkor vagy olvass utána itt pl, vagy várj egy kicsit, amíg írok róla külön, mert fogok hamarosan.
Task management
Az egyik legfontosabb elem a számomra megfelelő platform megtalálása volt.
Lelövöm előre a poént, nálam ez a Todoist lett.
Szempontok
- Elérhető minden eszközön, amit használok (mobil, laptop, tablet, beépülő modulok more than welcome)
- Átlátható
- Egyszerű kezelés
- Lehetőleg ingyenes (vagy legalább van ingyenes verziója)
- Nézzen ki jól (ki akar egy ronda programot használni napi szinten, de őszintén?)
- Láthatóan folyamatosan legyen fejlesztve, mert tökéletes program nincs
Jelöltek
- Asana
- Wunderlist
- Todoist
- Trello (igen, kicsit kilóg, de egyszerűen szeretem)
A győztes: Todoist
Miért?
Mert a fenti szempontokat mind tudja, nagyon könnyű használni, viszont ha elmélyedsz kicsit benne, akkor nagyon kellemes funkciókra lelhetsz.
Minden felületen el tudom érni, van Outlook és Chrome modulja, de installálhatod külön a windows/Mac appját is, így nem kell böngészőből használni.
Mobilon is csodásan működik, letisztult, material design, jobbra-balra swipe-pal a meglévő taskokat szuperül lehet pipáni, vagy újra időzíteni.
Leginkább ezek voltak mellette a fő szempontok.
+1: Játék!
Bármennyire is furcsán hangzik.
Sok task manager program van, ami kb tudja a fentieket. Egy dolgot viszont csak itt találtam meg, ez pedig a játék az appon belül.
Pontosabban, ha sokat használod, sok taskot viszel fel, pipálsz ki, stb., akkor “Karma” pontokat gyűjthetsz, s ezzel különböző rangokat érhetsz el.
Az ötlet és a megvalósítás is egyszerű, de mégis, nekem adott egy olyan apró pluszt, ami motivál a feladatok berögzítésére, s valljuk be, a task management applikációk nagy része itt vérzik el. Üres marad.
Na de egy kicsit részletesebben…
Todoist, mit is tud?
Task management app, alapvetően a GTD-t szolgálja ki.
- Task management (meglepő módon): feladatok felvitele, időzítése, kipipálása
- Priorizálás: minden egyes feladatot 4 prioritási szinten tudsz elhelyezni, s ezeket ennek megfelelően is sorrendezi majd neked a rendszer.
- Projekt alapú felosztás: nem csak behányod a feladatokat egy nagy zsákba, hanem szépen elrendezed témakörönként
- Címkék: projektek mellett még címkékkel is el tudod látni a feladataidat, így minden könnyebben kereshető lesz, ha egy témában akarod csak látni a feladataidat. Pl. van 3 projekted is, amik módosítják a weboldaladat 3 különböző helyen, tehát ezek külön projektekben vannak, de mindhárom megkapja a #website címkét, így nézheted őket egyben is. Ez mire jó? Ha egybe gyűjtve nézed a feladataidat, akkor mindig láthatod, hogy határidő szerint mi a legfontosabb, prioritásban mi van előrébb egy azonos témakörön belül.
- Csoportos munka: lehetőséged van több felhasználóval együtt dolgozni, így egy-egy projekt feladatait együtt daráljátok be. Ami jó: a csapattagokat projekt szinten tudod bevonni, tehát nem fiók szinten kapnak hozzáférést, hanem csak azokhoz a projektekhez, ami nekik fontos. (Egy hiba: a projektek alá sub-projekteket is tudsz rendelni, ami nagyon jó, viszont ha a fő projektet megosztod valaki mással, akkor a sub-projektet nem fogja attól még látni. Persze ez lehet nem hiba, csak nekem így lenne hasznos…)
- Hozzárendelés: Ha már többen dolgoztok egy feladaton, akkor optimálisan ki is kellene osztani a feladatokat. Erre van is lehetőség, és a már megszokottak szerint szintén nagyon egyszerű. Működését tekintve is jól átgondolt, mert ha egy feladatot nem kapott meg senki, akkor azt minden projekt tag látja és pipálhatja is, de ha valakihez hozzá rendeled, akkor alap esetben a napi/heti feladatok közül kikerül mindenki másnál a listából, csak projekt nézetben látszik mindenkinek.
- Kommentek: minden egyes task alá lehet kommenteket is írni, csoporton belül pontosítani egy feladatot, becsatolni egy doksit Dropboxból, Drive-ból, vagy a használt eszközről, csatolni egy hanganyagot. Ezzel megint csak fókuszálva a hatékonyságot, egy rendszeren belül le lehet tudni minden egyeztetést.
- Emlékeztetők: Hála istennek érte! Az egy dolog, hogy pl egy 20 oldalas prezentációt el kell készítenem péntekig, de az bőven rossz, ha a napi feladataim közé pénteken kerül be. Erre jók az emlékeztetők, mert be tudok állítani x napra, napokra, akár rendszeres időközönként ismétlődően egy emlékeztetőt, hogy foglalkozni kellene a feladattal, ha azt szeretném, hogy határidőre kész legyen.
- Filterek: a fentiek mellett még egy csomó mindenre lehet szűrni alap beállításokkal is, de te is hozzá adhatsz saját szűrőket, így igény szerint tudod állítani, hogy épp mit szeretnél látni a listában. (Hozzám rendelt feladatok, máshoz rendelt feladatok, csak 1-es prioritásúak, határidő nélküliek, stb.)
Használat szempontjából fontos, hogy van ingyenes és fizetős verziója.
Ingyenesen csak kipróbálni lehet igazából, lényegében 2 elem van a fizetős megoldásban, ami miatt nekem bőven megérte kicsengetni az éves díjat. Az egyik az emlékeztetők funkció, a másik a kommentek. Ez a kettő elég fontos tud lenni, ha nagyon beleássátok magatokat és csapatosan használjátok a Todoistet.
Trello - a kedvenc alap projekt management mindenkinek
Nekem ezt a platformot anno “agilis projekt management”-ként adták el, kipróbáltam, megtetszett, megmaradt.
Mire jó?
Tematikusan tudsz megadni ún. boardokat, azokon belül listákat, azokon belül pedig kártyákat. Ez a rendszer alapja, így minden feladatot gyakorlatilag 3 szint mélységig tudsz követni/vezetni.
Az, hogy egy board témája mi lehet, szinte végtelen, erre találtok a trello oldalán is jó pár tippet, ami sokat segíthet, ha még új felhasználó vagy. Lehet inspirációt meríteni belőlük.
Amire én használom
Tartalom naptár, ötlet gyűjtés és azok feldolgozási állapota, témakörönként külön listákba szedve. Szép, átlátható az egész, mindig megtalálom azt a kártyát, amire épp szükségem van.
Működését tekintve is sokrétű, mert tényleg nagyon testre szabható. Lehet az egyes oszlopokat horizontálisan felépíteni, így balról jobbra mozgatva az egyes kártyákat (feladatokat), nyomon tudod követni azok státuszát. pl. ötlet -> tervezés-> kidolgozás -> ellenőrzés -> jóváhagyás -> publikálás -> boost -> visszamérés
Rendezheted vertikálisan is, ha nem ennyire bonyolult a folyamat és nem is létszükséglet a státusz követés. Ilyenkor a lényeg, hogy az egyes listákat feladat/tartalom alapján gyűjtöm, így tematizáltan lesz ott a minden. Ezt a módot én pl ötlet gyűjtésre használom: seo, tartalommarketing, social media, ppc, stb. Ide bekerülhet olvasni való, vagy elvégzendő feladat a témában.
A rendszer ereje persze itt is a csapatmunkában van, mert minden egyes board esetében meg tudod adni, hogy ki láthassa egyáltalán, ill. az egyes kártyákat hozzá tudod rendelni valakihez, mint felelőshöz. Ez utóbbit a rendszer könnyen lekérdezhetően is kezeli, így tudod mindig csak azokat a kártyákat nézni, amikkel neked van a csapatból dolgod.
Az igazi varázslat viszont most jön!
Kártyákon belül van még lehetőség egy csomó mindent állítgatni:
- határidő
- felelős
- címke (sokrétű felhasználási lehetőség)
- Checklist (akár több is)
- Csatolmányok (gépről, Drive, Dropbox, Box, Onedrive, vagy linkről)
- kommentelési lehetőség (szintén csatolmányokkal)
Ez nagyjából mutatja is, hogy mennyire lehet egy-egy kártya interaktív, ha többen használják és áramlik az info.
Ami nálam egy fontos momentum volt még: a külcsíny és a működés.
Külsőre ez is materialos vonal, ami nekem eléggé bejön. Semmi csicsa, viszont az szép és kidolgozott.
Működésre pedig a lehető legjobb, drag&drop megoldást vezették be, így a kártyákat, listákat simán felkapod és áthúzod az új helyére. Ugyanez természetesen a mobilos appjukban is így működik.
Ezzel a működéssel nagyon sok időt spórol meg a Trello, így ez egy nagyon erős haszon érv mellette.
Összesítve, lényegében egy adott folyamatot, csapat szinten szervezve végig lehet követni az ötlettől a kész anyag visszaméréséig.
Ha karban tartja a csapat, akkor nagyon transzparens a rendszer és szuperül lehet vele még akár erőforrást is tervezni – látszik, hogy mikor fog várhatóan felszabadulni kapacitás, ki hol tart épp.
Ha egymagad használnád, akkor is érdemes kipróbálni, mert egy kis szervezettség mindig jól jön!
Evernote
És itt talán be is fejezhetném az Evernote leírását, mert ezt szerintem mindenki ismeri.
Az egyik legelterjedtebb online jegyzetelő program, ami minden platformon elérhető, könnyen használható és egyszerű is. Milliónyi jegyzetet tárolhatsz benne, füzetkékbe csoportosítva. Minden jegyzet külön taggelhető, így a visszakeresés is könnyebb. Plusz még sok más, de szerintem aki használta már az tényleg tudja, ha nem, akkor az Evernote-tal kapcsolatban ~fél millió how-to bejegyzést fog találni.
Amit mégis kiemelnék
- a közös munka, adott jegyzeteidet meg tudod osztani a csapattagokkal, így közösen tudjátok azt bővíteni, csakúgy mint a Google doksik esetében. (Mondjuk ebben szerintem utóbbi a profibb…)
- Work chat: van beépített chat funkció is, így Evernote-on belül tudtok egyeztetni gyorsan, ha kell valamit. Praktikus, de nem létszükséglet.
- Prezentáció: ha nem kell csilli villi .ppt-t előállítanod, akkor egy evernote prezi is jól meg tudja állni a helyét.
- Jegyzet gyűjtemény: ha adott témán (jegyzettömbön belül) kezdenek elharapódzni a dolgok, akkor van rá lehetőséged, hogy csinálsz egy központi jegyzetet, ahova csak annyi kerül, hogy milyen jegyzetek vannak a témában (‘Table of contents’). Ez a navigáción sokat segít egy idő után, bár ha rendesen címkézed a jegyzeteidet, akkor alapvetően könnyebb az élet. (a szerk.: ebből a fél mondatból még slide lesz egy motivációs tréningen…)
Ha nem akarsz elmélyedni benne nagyon, akkor is ajánlom, hogy
Slack, mint kommunikációs központ
A gyűjtemény legújabb darabja, de hamar megtalálta a helyét, mivel nem (csak) egyedül dolgozom.
Lényegében egy önálló chat világ, ahol csatornánként lehet a különböző chat folyamokat olvasni, plusz természetesen privát chat is lehetséges.
Csatornák között is lehet differenciálni publikus (pl. Itt lehet lazulni, céges nagy bejelentéseket tenni, stb) és privát (pl. projekt) csatornákat, de megvan a privát chat lehetősége is. Ez utóbbi miatt már a Hangouts el is kezdett kikopni a mindennapjaimból.
E mellett fel lehet tölteni a bejegyzések közé doksikat, képeket, de akár nyithatsz csatornán belül is egy integrált dokumentumot, ahol ki tudtok közösen dolgozni egy-egy feladatot (kb. Evernote, vagy Google Docs közös használat).
Apróságok, amik színesebbé teszik a Slack felületét
Valamennyire személyre szabható a kinézet (témákat választhatsz), emoji reakciókat lehet hozzátűzni egy hozzászóláshoz, így gyorsan kifejezheted nem tetszésedet. A beépített “Slackbot”-ot idomíthatod kedved szerint, így egy előre megadott szövegre, amit beírsz, előre megadott választ fog posztolni (ez különösen szórakoztató nálunk és még csak a jéghegy csúcsát karcolgatjuk 🙂 ), a loading üzenetet is meg tudod adni magadnak, így ha olyanod van, akkor nem a stock motiváló üzenetet kell olvasnod, hanem minden reggel egy “A végtelenbe és tovább!” üzenettel indul a Slack napod.
Amiben kifejezetten jó: a keresője. Mivel csatolmányokat is jól kezel, ide fogja mindenki betolni egy idő után azokat, viszont akkor keresheted is… Hát tedd azt, mert a Slack saját keresője meg is fogja neked találni!
Mire használom?
Lentebb megmutatom, hogy miért is írtam le ezt a sok eszközt eddig. A végeredmény pedig az lesz, hogy már-már kezelhetetlenül sok a csatorna, viszont szinte mindegyiket be tudom csatornázni Slack-be, így gyakorlatilag egy programba fut be a többi esemény napjója, így tudom követni az összeset egy helyen (azon belül viszont struktúráltan, csatornák szerint). Menő!
Adminisztrálás
Minden jól kidolgozott rendszer mögött van egy adminisztrációs háttér, ami lehetővé teszi, hogy a munka eredményét, vagy akár a munka hatékonyságát kielemezzük később.
Erre én egy egészen rövid gondolkodás után a Google Docs / Sheets megoldását választottam, ahol szép táblázatokba gyűjtök mindent, ami mérhető, de még azt is, hogy Twitteren mik a kedvenc tartalmaim, a kedvenc oldalaim mikor mit publikáltak, stb. Szóval mindent.
Elemzésre ott vannak az excel képletek, vagy már a Google táblázatai is jó kis grafikonokkal tudnak ellátni, ha inkább vele csináltatnád meg. Ez utóbbinak az a kulcsa, hogy csak a kötelezően szükséges mennyiségű adatot tárold ott, különben megfekszik a rendszer és elég furcsa grafikonokat kapsz, amiknek semmi haszna nincs.
Automatizálás
A fent leírt programok önmagukban már elegek ahhoz, hogy kihívás legyen használni őket együtt. Még akkor is, ha beépíted a Slack-et központi elemnek.
Egy rövid gondolkozás után egyértelmű volt, hogy mit kell tenni: amennyire lehet, a platformok közti kommunikációt automatikussá kell tenni! Ne kelljen nekem pl egy Trello tábla egyes elemei miatt felvennem a feladatokat Todoistbe, hogy bekerüljön a megoldandó dolgok közé. Ne kelljen nekem posztolni Slackre egyesével a különböző mérföldköveket platformonként. De még azt se, ha egy olyan feladat kerül be Todoistbe, amit később Evernote-ban egy hosszabb kifejtés után tudok csak kipipálni.
Ezeket csinálja meg valaki más helyettem, különben amit eddig írtam mind nem ér semmit, mert arra fog elmenni minden időm, hogy kezeljem a programokat.
Automatizálni kell!
Szerencsére már rég óta használtam más célokra az IF (leánykori nevén IFTTT) szolgáltatását, így adta magát a dolog, hogy amit lehet, vigyek fel oda és dolgozzon szépen a rendszer magától.
Egy kötelező megjegyzés: ha nem szempont a trendi megjelenés és a hype, akkor a Zapier még több mindent tud. Valamivel mélyebben integrálódik be minden programba és jobban személyre szabható, hogy milyen eseményre pontosan mi történjen. Bár ez viszonylag hamar fizetőssé is válik.
Én egyelőre maradtam a bejáratott IF mellett.
IFTTT - If This Than That
A rendszer alapja. Semmi mást nem csinál, mint egy x platformon történt esemény után csinál valamit egy y rendszerben. A lehetőségek tárháza szinte végtelen és nagyon egyszerűen lehet használni a felületet.
A legtöbb program ugyan képes egyfajta integrációra egymással, így az IF szerepe folyamatosan csökken, de még mindig ez az a biztos pont, amivel tuti meg lehet oldani.
A működési elv egyszerű, bekötöd az általad használt programokat az IF fiókod alá és kitalálod, hogy mire mit tegyen a rendszer. Ez az egyetlen nehéz a folyamatban. Kitalálni, hogy mivel tud segíteni neked.
Egy figyelmeztetés: könnyű túlzásba esni, ha egyszer megszáll az ihlet, mert könnyen abban a helyzetben találod magad, hogy feldolgozhatatlanul sok lesz pl az értesítéseid száma, vagy elkezded programok között duplikálni a dolgaidat, ami teljesen felesleges. Állítsd be pár “receptet”, teszteld és mérlegeld, hogy mi az, ami tényleg hasznos.
Pár példa, amit jó ideje használok, csak, hogy legyen egy kezdő csomagod neked is:
- Trello – Todoist: ha bekerül egy bizonyos listába egy kártya (pl to-do), akkor megjelenik egy task Todoistben
- RSS – Google Sheets: Ha egy általam követett céges RSS frissül, akkor bekerülnek az adatai az analitika táblázatba, így a statisztika percre pontos
- Todoist – Slack: ha egy projekt feladat kész van, arról ír egy értesítést Slack-re a projekt csatornába, hogy a többiek is lássák a státuszt
- Pocket – Todoist: Ha tetszik egy cikk valahol, akkor azt lementem Pocket-be, ellátom egy “read” címkével és megjelenik a Todoist “To read” projektben, hogy van új olvasni valóm
- RSS – Slack: Ha frissül a kötelező RSS lista, arról megy egy értesítő a teljes Slack csapatnak, hogy olvassák el.
Egy fontos korlát van: 1 felhasználó felé lesz a kapcsolat minden esetben. Tehát arra nincs lehetőség, hogy ha a kollégának érkezik egy feladat, akkor beállíthassam az ő nevére a Todoist feladatot, vagy ő kapjon egy értesítést erről a mobilján. Ezt minden résztvevőnek be kell állítani, ha szeretne ilyet. Ezt viszont szerencsés egyeztetni, hogy ne legyenek átfedések.
A félautomata GTD rendszer
Mivel szeretném a cikket egyfajta “whiteboard”-ként kezelni, leírom, hogy a fent említettek (pár extrával) nálam hogyan működnek. A rendszerrel alapvetően elégedett vagyok, sok időt spórol meg nekem és a csapat kommunikációban is pluszt jelent.
Egy példa folyamat, amit nagyon szeretek, a maga hiányosságaival együtt.
A fő csatornák
- Trello: tartalom naptárként üzemel.
- Todoist: minden feladat ide van behúzva, ahol közös projekt van, ott Todoisten belül is közös projekt lesz, így látjuk ki hogy halad és össze tudjuk hangolni a munkát.
- RSS: ez generálja az analitikai adatbázis frissítését.
Feladat: a tartalom kezelés
- Tartalom naptár összeállítása, határidőkkel, témákkal. Erről Todoist feladatot kep az illetékes tartalom gyártó kolléga, valamint Slack csatornában frissül automatikusan a tartalom naptár az új elemekkel.
- Új tartalom érkezik Trello-ba és bekerül az ellenőrzés/jóváhagyás listába. Ez generál egy Todoist feladatot a Tartalom kezelés Todoist projektbe, valamint Slack értesít, hogy új elem került egy fontos listába.
- Tartalom jóváhagyva, átkerül a publikálás oszlopba. erről két Todoist feladat születik: egyszer egy felelős kiosztás, másrészt a publikálási feladat. (Itt van ugye egy hiba a rendszerben, mert a felelőst mindkét rendszerben manuálisan kell beállítani. Hozzávetőlegesen fél perc az egész, úgyhogy lenyeltem a dolgot.)
- Publikálás után átkerül a Trello Social listába a kártya, amiről Todoist feladat is készül. Továbbá az RSS csatorna frissítése miatt egy új sor kerül be az analitika Google Sheet-be és a kapcsolódó Slack csatorna is megkapja az olvasni valót.
- RSS frissítés egy másik Todoist projektbe tesz egy analitikai feladatot egy későbbi időpontra, hogy legyen visszamérve a tartalom teljesítménye.
Így kezelem én a tartalmakat. 🙂
Már egy ideje ezt használva dolgozok és egyrészt időt nyer nekem, másrészt a Todoist révén nem felejtek már el semmit, sokkal könnyebben szervezem a hetemet, amitől pedig mindenki boldogabb a környezetemben is.
Tippek
- Annyi eszközt vegyél igénybe, amennyire szükséged van. Annyit mindenképp, de többet ne.
- Ne automatizáld túl, mert el fogsz benne veszni.
- Ha belevágsz, akkor a task management legyen nagyon fókuszált. Rá kell szoknod, hogy felkerüljön oda minden. (Ebben nekem nagyon sokat segített, hogy még az otthoni feladatokat is itt kezelem.)
- Legyen egy csatorna prioritás. Mi a legfontosabb, aminek tökéletesen kell működnie, a többit ahhoz igazítsd.
- Legyen meg a pontos feladata minden csatornának, hogy ne legyen duplikálás.
Összegzés
Őszintén ajánlom, hogy próbáld ki, mert ha ráérzel, akkor rá is fogsz szokni.
Azt viszont a teljesség igénye miatt hozzá kell tennem, hogy nehéz elkezdeni ezzel a módszerrel dolgozni, amíg nem találod meg mindennek a helyét. Az idő, amit nyernél ezzel, eleinte bőven elmegy arra, hogy gondolkozol mit is kellene hol beállítani. Ez rendben is van szerintem, mert mindennek megvan a maga tanulási fázisa.
Ha azonban sikerül ezen túljutni, akkor egy hatékony és szerintem csak a te kreativitásod által korlátozott méretű rendszer áll rendelkezésedre, ami egyaránt kiszolgálja az önálló- és a csapatmunka igényeit is. Szóval GTD-re fel!
Ha valahova tudsz egy jobb megoldást, vagy más programot, akkor ne tartsd magadban, minden rendszeren lehet tökéletesíteni!
