Projektek és Al-projektek használata

Todoisten belül a “Projects” (projektek) menü lesz a helye ezeknek a nagyobb feladat listáknak, amiket szeretnénk egy projektben kezelni.

MI PROJEKT ÉS MI NEM AZ?​

Ez a leggyakoribb kérdés, amivel találkozni szoktunk. Nehéz átlátni, hogy mi az, aminek érdemes önálló projektet létrehozni.

Általános alapszabályként kezeljük úgy, hogy aminek az elvégzéséhez minimum 2 konkrét feladat szükséges, az már projekt. Így akkor szeparáltan tudod nyomon követni a többi feladatodtól, hogy hol tartasz vele.

Például:

• Negyedéves marketing terv elkészítése
• Új oktatási anyag elkészítése a weboldalra
• Új ügyfél onboarding folyamata
• Havi befizetendő számlák
• Garázs felújítás
• Iskolai holmik beszerzése szeptemberre
• Éves autó karbantartás

MINDEN OLYAN, AMIHEZ TÖBB DOLOG KELL, AZ PROJEKT!​

Ha nagyon le akarjuk egyszerűsíteni, akkor a klasszikus bevásárló lista is egy projekt! (Sőt, a bevásárló lista kezelése nálam is konkrétan egy projekt Todoistben, ami ráadásul meg van osztva családon belül, így ha bárkinek eszébe jut valami, amit meg kell venni, akkor hozzá tudja adni és én a szerint vásárolok majd be.)

Mire figyelj?

Projektek kialakításánál a legfontosabb szempontok:

• Mennyiség: Ha túl kevés projektet hozol létre, akkor nem lesznek a nagyobb feladataid jól csoportosítva. Ha túl sokat, akkor tele leszel üres projektekkel, vagy olyanokkal, amikben csak 1-2 feladat van. Viszont a rengeteg projekt már a mennyiség miatt is átláthatatlan lesz.
• Elnevezés: Fontos, hogy a projekteknek olyan nevet adj, ami beszédes. Később lesz egy lista nézeted Todoistben a projektjeidről. Ha ránézésre nem tudod megmondani, hogy melyik miről szól, az nem segít neked.

Projekt felépítés: mi projekt és mi al-projekt

A projektjeid kialakításánál a másik szuper fontos szempont: ha rengeteg projektet viszel fel – min. 40-50 -, akkor egyrészt szerintem kezdesz ráérezni, hogy mire is való a projekt. Másrészt viszont nagyon fárasztó minden alkalommal a 40-50 darabos listában keresgélni. Erre érdemes bevezetni az al-projekteket.

Így sokkal jobban tudod csoportosítani a projekteid és sokkal átláthatóbb lesz az egész, mert mindig csak azt a projekt csoportot nézed, amire épp szükség van.

Projekt csoportok lehetnek:

• Munka – Otthon: szuperül ketté tudod ennyivel választani, hogy milyen munkahelyi, céges feladataid vannak és milyen otthoni teendőid. A kettőt én nagyon szeretem egy helyen tárolni, mert jó, ha van olyan nézet (pl. A mai napi feladatok – “Today”), ahol át tudom nézni, hogy mi mindent kell elintéznem és ilyenkor mindegy, hogy meló, vagy nem.
• Ügyfelek, mint projektek: nyilván, ha vállalkozó vagy, vagy ügynökségnél dolgozol például, akkor hasznos, ha az egyes ügyfeleknek saját helyük van és nem keverednek össze. Így mindig látod, hogy adott ügyféllel épp hol tartotok a projekteken belül.
• Ügyfeleken belül al-projektek: ha több féle dolgot is végzel adott ügyfélnél, akkor érdemes lehet ezeket is külön bontani. Így feladatkörönként látod majd a státuszt. Lehet feleslegesnek hangzik, de amikor az ügyfél random belekérdez valamibe, akkor nem egy “Őőőő” lesz a válasz, hanem azonnal tudod mondani. Ez viszont nem felesleges.
• Munkahely feladatkörök csoportosítása: itt is, ami elkülöníthető, nagyobb feladat, azt érdemes Todoisten belül is külön kezelni. Például “Nyári kampány”, “Back to school kampány”, “Új weboldal készítés”, vagy akár “PPC stratégia kidolgozása”, de így elfér az “Új kávégép beszerzése a közös konyhába” is. A lényeg, hogy az egyes feladatkörök ne keveredjenek és tudd őket külön kezelni, látni.

Alternatív funkciók a projektjeidnek

1) Személyes márka építés

A projekteid lehetnek fix pontok a munkád során, hogy ha szükség van 1-1 hivatkozásra, akkor azt bármikor el tudd érni pár kattintással. 

Ilyen lehet például személyes márka építésekor, ha a referencia anyagaidat, portfólió projektjeidet, stb. Felviszed Todoistbe feladatként és a portfólió elemre mutató linket teszel mögé. (A linkkel ellátott feladat készítéséről még külön lesz szó a tréning anyagban!)

Ide érvényes, ha készítesz magadnak egy névjegykártyát, azt elhelyezed online valahol (mondjuk Google Drive) és annak a linkjét is elteszed. Később bárkinek azonnal át tudod küldeni. Egy ilyen online névjegy előnye, hogx linkeket tudsz tenni rá, de akár QR kódot is. Sokkal interaktívabb, mint egy hagyományos papír alapú.

(Saját mellékszál: amikor bejöttek az okosórák, én is készítettem egy QR kódos verziót, amit kitettem alternatív óra számlapnak. Ha pedig konferencián voltam, csak körbe mutogattam az órát és mindenkinek megvolt azonnal a vCard a telefonján. Nem kallódik el, plusz maradandó impulzus volt rólam a másiknak, nem csak egy névjegy a sok közül.)

2) Publikálás profi módon

Személyes márka építés alá tartozik az is, ha a saját munkáidat, írásaidat, amiket szeretnél minél több emberhez eljuttatni, azt precízen intézed mindig, nehogy kimaradjon valami.

Erre használtam én a Todoist és az IF kombinációját. Amivel, ha publikáltam egy blogposztot a weboldalunkon, akkor azonnal megjelent 8db feladat egy erre szánt projektben, miszerint osszam meg a posztot Facebookon, Twitteren, Google+on (igen, akkor még volt), illetve LinkedIn-en. Majd ugyanezek újra, csak egy héttel későbbre.

Így mindig biztos volt a folyamat a tartalmaim népszerűsítésére is.

Nem csak feladatok a feladatok!

Egy berögzített feladatot nem csak kipipálandó feladatként lehet kezelni, hanem arra is, hogy egyes feladatok státuszát nyomon tudd követni.

A megoldás szuper egyszerű: máshogy kell kezelni a felírt feladatot. Nem kell mindenképp kipipálni. Ez egészen furcsa hozzáállás egy olyan programhoz, aminek az az elsődleges célja, hogy feladatokat pipálhass ki, de mutatok egy példát, hogy mire lehet használni:

4) Vállalkozóként az adminisztráció is kezeld profi módon

Vállalkozóként nekem mindig is az adminisztráció volt a legkevésbé szívet melengető rész. Még az se, amikor épp a havi számlákat küldtem ki… 

Ha valamihez nincs kedved, akkor abban azonnal ott is a hibalehetőség, hogy valamit nem csinálsz meg. Ez okozhat: bevétel kiesést, konfrontációt partnerekkel / ügyfelekkel az el nem utalt költségek miatt, komolyabb számokérést, mikor kiderül, hogy már 4 hónapja nem fizetted be például a havi KATA összeget, stb.

Így hasznos, ha erre is készítesz külön feladatokat, rendszeres ismétlődésre, így csak egyszer kell beállítani, de mindig megjelenik, amikor kell. (Pl. Hetente egyszer – vidd ki a szemetest, havonta egyszer – utald el az ÁFA összegét, Havonta egyszer – fizesd be a gáz számlát, stb.)

Tipp:

Mivel nálam az adminisztráció mindig a kellemetlen plusz, így ezt a részét tömbösítettem is a heti / havi rutinokban, így minden héten egy nap bankolok, minden hónapban egy nap intézem a számla ügyeket.

(Nyilván végül sokat lendített a dolgon, hogy lett egy szuper asszisztensem, aki ezeket levette a vállamról javarészt, de akkor is, a rutinok berögzítése fontos!)

Miért fontos a projektek kezelése?

A projektek hatékony kezelése minden módszertan alapja. 

Ha belegondolsz, akkor most, ma, alapvetően egy dolog hajtja mindenki munkanapját: Mi az, ami mára kell. 

Ezt, ha lefordítjuk, akkor az a “mai napi határidő”. Ez alapjaiban öli ki a kreativitás lehetőségét is, mert nincs lehetőséged proaktívnak lenni, csak mész a naptárad által diktált feladatok után.

Viszont. Ha tudatosan felépített projekt struktúrád van, akkor megvan rá a lehetőséged, hogy adott feladatot ne csak úgy nézz, mint aznapi teendő, hanem egy más kontextusban is. Mint projektet is tudod nézni, így tudsz változtatni a teendő fontosságán, sorrendjén, tartalmán. 

Ez pedig sokkal nagyobb szabadságot és megelégedettség érzést ad, amitől sokkal hatékonyabbnak fogod érezni magad. Hogy ez miért fontos, arról szól a Bónusz anyagok közül az első lecke anyaga, amikor is arról beszélek, hogy mi is a hatékonyság.