Mi a hatékonyság?

A mai epizódban arról fogok majd megosztani néhány szerintem fontos gondolatot,ég hogy mi is a hatékonyság. Mitől lesz valaki hatékony?

Amíg ezt nem tudod magadban alapvetően tisztázni, akkor soha nem leszel igazán elégedett magaddal, mert nem érzed magad igazán hatékonynak. Ez egy nagyon fontos alapvetés, amivel sajnos túl ritkán foglalkoznak még a szakértők is.

Sok, nagyon sok tréningen voltam már a témában, legyen az tantermi, vagy online. Ugyanígy nagyon sok blogot és könyvet olvastam a témában, önfejlesztés gyanánt. De mindösszesen egy olyan módszert találtam, ami onnan indul, hogy mi is a hatékonyság, amit el akarunk érni.

Fontos kitétel: Nem is értem ezt a dolgot ma már. Hogyan tudsz fejleszteni magadon, sőt akár fejleszteni másokat, ha egyáltalán nem is tudod pontosan, mi az, amit el szeretnél érni.

A GTD volt nálam a siker kulcsa

Egyszóval, egy módszer volt, ami nálam ezt a kérdést is megválaszolta és teljesen őszintén mondom, felforgatta a saját céljaimat és úgy általában a megítélését a saját munkámnak. (Munka alatt a munkahelyi feladatokat és a privát dolgaimat is értem, mert hát ugye az ember otthon is szeret hatékony lenni…)

Ez a módszer a GTD volt, a Getting Things Done. Röviden összefoglalva, a GTD egy idő és feladat management módszertan, ami segít rendszerezni MINDEN teendőt, projektet, jövőbeni tervet, de még a bakancslistánkat is. Nekem nagyon bevált.

Ha érdekel, a leírásba teszek pár linket, ahol utána tudsz majd nézni.

Viszont, hogy ne térjek el a témától nagyon: a hatékonyság.

Erre a standard, száraz GTD-s meghatározás a következő: egy olyan állapot, amikor úgy érezzük, kezünkben az irányítás, nyugodtak, fókuszáltak vagyunk, megfelelően viszonyulunk a világunkhoz, és teljes mértékben jelen vagyunk a pillanatban.

Tehát ez a hatékonyság.

Nyilván, ez a többszörösen összetett mondat nem old meg minden gondot, de kibontjuk és megértjük, akkor mindjárt érdekes lesz az eredmény.

Nekem, a saját olvasatom a hatékonyságról, amit tréningeken is át szoktam adni inkább ez lett:

A hatékonyság nem egy dolog, vagy egy eredmény, amit meg lehet szerezni és onnantól kezdve hatékonyak vagyunk.

Dolgokat tudunk szerezni azért, hogy hatékonyabbak legyünk, nyilván. Egy láncfűrész hatékonyabb lesz favágáshoz, mint egy kézi fűrész. Egy jó laptop, ami gyors, szintén hatékonyabb, mint néhány céges gép, amin én is dolgoztam anno. (Ide értem a napi rutint akkoriban: gépet bekapcsolod, mész kávét főzni. Mire visszaérsz, nagyjából be is töltött a kezdőképernyő.)

De ezek által csak hatékonyabb leszel, nem hatékony, saját magad számára. Persze nekem is megvan azaz érzés, amikor megvettem az első iPad-emet és kipróbáltam rajta a munkát. Szuperhatékonynak éreztem magam az első két órában. Még azt se vettem észre, hogy abból legalább egy órát azzal töltöttem, hogy böngésztem az iPad appokat, a Pencilhez való jegyzetelő appokat, rendezgettem az ikonokat, csináltam pár nagyon menő Shortcut parancsot és hasonlók. Szóval ez inkább az újdonság varázsa volt, mint hatékonyság. Ami persze jó dolog.

Tehát a hatékonyság nem kézzel fogható. A hatékonyság nem több, mint egy érzés! Pont emiatt viszont nem lehet kimondani egy egyetemleges szabályt, hogy mit kell tennünk ahhoz, hogy hatékonyak legyünk. Mindenkinél más lesz az, amitől hatékonynak érzi magát.

Igazából, mikor a hatékonyságot szeretnénk elérni, akkor két dolog fontos: miközben csináljuk, legyen meg a flow érzés, hogy minden a helyén van és jó tempóban, kellemes hangulatban tudunk haladni. A másik pedig, hogy amikor végeztünk vele, akkor azaz érzés legyen bennünk, ez egy remek nap volt.

Ennyi és nem több!

A hatékonyság egy érzés.

Éppen ezért mindannyiunknak mást jelent.

Sőt. Mondok egy példát, ez az egyik személyes kedvencem. Nem csak azért, mert találkoztam David Allennel (,de persze ez is benne van), hanem azért, mert ő tőle hallottam ezt a frappáns választ.

Pár évvel ezelőtt itt járt Magyarországon és szerencsém volt ott lenni azon a borvacsorán, amin ő is ott volt. Sokat beszélgettünk és kérdezgettem a GTDről, ha már ő alkotta meg.

Nyilván előkerült a hatékonyság kérdése is, és megkérdeztem tőle, hogy mi van az olyan napjaival, amikor úgy kel fel, hogy “Ez ma nem az a nap lesz.” és végül nem is tesz sok mindent olyankor az ember, csak pihen és próbál feltöltődni energiával.

Erre egyszerűen annyit válaszolt, hogy GTD szempontból akkor az egy tökéletes nap lesz számára, ha a feltöltődést hatékonynak érzem, értsd, feltöltődök.

Ez ott és akkor nekem egy komolyabb revelációt okozott. Rájöttem ott egy olyan alap igazságra, ami így visszagondolva teljesen egyértelmű volt korábban is, csak soha nem fogalmaztam meg. Nem volt tudatos.

A pihenés és a regenerálódás, energiával feltöltődés is egy olyan dolog, amit lehet jól és rosszul csinálni. Lehet hatékony és lehet nem az.

Ha elmegyek egy hosszú hétvégére egy óriási projekt után, hogy kicsit leeresszek, mert érzem, hogy fejben elfáradtam, akkor az a pihenés ugyanúgy megadja a hatékonyság érzését, ha úgy érzem, tényleg feltöltődtem.

Ha pihenés közben is csak az e-mailjeimet olvasom, írok Twisten a csapatnak, hogy kinek mit a dolga, vagy megoldom a problémákat, akkor nem fogok igazán pihenni és ugyanolyan fáradt leszek, mint előtte. Plusz érezni fogom, hogy a hétvége úgy egészében nem volt hatékony.

Ez így tök jól hangzik, de miért érdemes erről ennyit beszélni:

Ami számomra a GTD-t a legjobb feladatkezelési módszerré tette anno, az pont ez volt. A módszer egyik alapvető célja, hogy bármiben, amit csinálok, hatékonynak érezzem magam.

Ha tudom, hogy nekem mitől lesz valami hatékony, mert tudatosan elmélyedtem a témában és meghatároztam, akkor az ad-hoc megvalósulást kiváltom a céltudatos megvalósításra. Ez mennyiségi és minőségi szinten is váltást hoz mindannyiunk életébe. Na ez az, ami nem mindegy!

Ahhoz, hogy ezt minden nap el tudd érni, nyilván sok dolog kell, de ha ez az egy megvan, akkor már nem nulláról kezdesz neki minden alkalommal, hanem 10 lépéssel előbbről. Ami pedig fontos és hatékony!

Mit tehetsz most azért, hogy ezt elkezd kiépíteni magadban?

Sok mindent lehet.

Olvass utána a dolognak. Írtam a GTDről én is, de a HVG kiadta a GTD könyvet is, amit elolvasni mindenképp.

De szerintem kezdd egy egyszerű dologgal, ami szintén GTD-s megoldás, de attól függetlenül tök jó megoldás, ez a Miért? teszt.

Semmi egyébről nem szól, minthogy bármilyen feladat előtt, amit meg kell csinálnod, legyen az munkahelyi, vagy otthoni teendő, tedd fel magadnak a kérdést, hogy “Miért?”. Miért csinálom ezt a feladatot, miért akarom megcsinálni?

Ha megvan a válasz, akkor kérdezd meg újra. “És ezt miért?” Majd újra, újra és mégegyszer. Az a tapasztalat, hogy ha ötször megkérdezed magadtól ezt, akkor a legegyszerűbb feladatból is eljutsz egy olyan, számodra fontos dologig, ami sokkal nagyobb fontosságot ad annak az apró feladatnak is.

Ha pedig egy apró feladatot elvégzel, amiről viszont tudod, hogy számodra nagyon fontos, akkor sokkal hatékonyabbnak fogod magad érezni. Mert nem egy kis dolgot végzel el, hanem egy számodra rendkívül fontos úton tettél meg egy újabb lépést.

És ez az, amiért azt mondom, a hatékonyság egy érzés, nem állapot. Ugyanaz a feladat más hatást vált ki, ha tudatosan kezeled, ha nem.

Úgyhogy, ha MA szeretnél tenni valamit azért, hogy hatékonyabb legyél, akkor ülj le, írd csapd fel a feladataidat és kérdezd meg magadat róluk, hogy adott feladatot miért kell megcsinálnod. Sokkal könnyebben és lelkesebben fogsz belevágni majd. És sokkal hatékonyabb is leszel, mikor elvégzed!