Tervezd meg a projektjeidet!
Ahhoz, hogy hatékonyan tudd használni, nem árt, ha megtervezed a struktúráját. Alább két megoldást fogok leírni, én mindkettőt kipróbáltam, végül a második mellett kötöttem ki.
Mindkettőhöz tudod használni a korábban már említett heti tervezési segédletet is! Főleg eleinte lesz nagyon hasznos!
MEGOLDÁS #1: KEVÉS PROJEKT, NAGY HATÉKONYSÁG
Kiknek jó ez a mód: Azoknak, akiknek nincs egyszerre 10-20-30 projektjük napi/heti szinten, amiket külön kell kezelni, hanem fókuszáltan dolgoznak, mindig csak 1-2-3 dologra figyelve.
E szerint a megközelítés szerint egyszerre max 5 projektet hozz létre (privát dolgok is beletartoznak), mert akkor fogsz csak hatékonyan dolgozni, ha egyszerre csak 3-5 projektre koncentrálsz.
A max 5 projekt kicsit azért csalás, mert ez konkrét feladatokra vonatkozik, viszont alapvetően vannak rendszeres dolgok, amiket projekttől függetlenül el szoktál végezni. Ezeket külön projektben, az 5-ön felül kell vezetni.
Az általam olvasott cikkben (micsoda véletlen, a Todoist oldalán) összesen 3 projekt van megadva. Munka, Privát és Rutin. Ez utóbbi az, ahova a napi/heti/havi szinten ismétlődő feladatokat pakolod be, munkahelyi és privát vegyesen, így a Munka projektbe csak az kerül be, aminek aktuálisan el kell készülnie és kifejezetten egy projektre vonatkozik.
Pro/kontra:
- Jó megoldás arra, hogy csak egyszeri feladatok kerüljenek mindenhova máshova, amiket az adott feladat megoldásához el kell végezned, a folyamatos munkát külön követed.
- Cserébe a Rutin mappába vegyesen kerülnek be a feladatok. (Ezt címkék használatával tudod orvosolni, de szerintem azt jobb másra használni, plusz az már a Pro fiók része.)
A Munka és a Privát mappákba természetesen tudsz alárendelt projekteket létrehozni, így szegmentálni a feladataidat. Az elmélet leginkább inkább itt valósul meg: igyekezz fő projektként egyszerre hármat kezelni mindig, hogy tudj fókuszálni. Ha több van, akkor pl lehet egy “Következő” projekted, ahova felveszel minden feladatot, aminek nekifogsz, ha szabadul fel hely.
Sok projekt létrehozása helyett nálam a címkék használata vált be végül. Minden Munka projektbe kerülő feladathoz hozzárendeltem egy pontosító címkét, hogy milyen konkrét projekthez is tartozik, így sokkal átláthatóbb lett például az ömlesztett “Rutin” projekt is.
MEGOLDÁS #2: TÖBB PROJEKT, ÁTLÁTHATÓ STRUKTÚRA
Kiknek jó ez a módszer:
- Mindenkinek, akinek az élete komplexebb az átlagosnál. Vagy munka, vagy magánélet frontos és 5+ projektet kell vinnie szimultán.
- Mindenkinek, aki a munkáját ÉS a privát feladatait is szeretné rendbe tenni egyszerre.
A másik lehetőség, hogy minden feladatot a neki való projektbe helyezel és egy nagyon pontos projekt fát építesz fel. Például Munka projekt, azon belül Weboldal, Az alatt Karbantartás, UX teszt, Webdesign, Analitika, stb. projektek. Vagy ha agilisan dolgozol, akkor a Fejlesztés projekt x alatt lehetnek a Sprint 1-2-3-x projektjeid.
Ez első ránézésre bonyolult. Az is, viszont pont ez az ereje! Ha jól átgondolt struktúrát építesz fel, akkor átlátható marad és mindent azonnal meg fogsz találni, amivel foglalkozni szeretnél.
Pro/Kontra:
- Mellette szól a szervezettség, amivel funkcionálissá tudod tenni az egészet, adott időben tudod nézni az összes feladatodat, vagy mindent ami munka, vagy minden egy adott projektről.
- Ellene szól, hogy kicsit több odafigyelést igényel a struktúra felépítése és karbantartása.
Az, hogy a fenti két megoldás közül neked melyik a legjobb, az fogja eldönteni, hogy milyen kifutású feladataid vannak. Ha sok, gyorsan kipörgő feladatod van, akkor jobb az első, de ha nagyobb projektjeid vannak, amiket érdemes akár alábontva kezelni, hosszabb időn keresztül, akkor egy stabilabb struktúra előnyösebb.