Egy kis háttérinfó a GTD módszertanról
A 3 betű a Getting Things Done rövidítése. Egy módszertant jelöl, aminek a lényege, hogy a feladataid elvégését a lehető leginkább stresszmentesen tudd le. Ez azért elég jól hangzik.
A metodológia David Allen nevéhez kötődik, s az erről szó ló könyvét világszerte több, mint két millió példányban adták el és 30 nyelvre fordították le. (Magyarul a HVG könyvek között is megtalálod.)
A könyv és a módszertan alapja a megfelelően szervezett, tervezett feladatmenedzsment-rendszer.
A GTD 5 pillére
Ha ellátogatsz David Allan oldalára megtalálhatod a metodológia 5 alap pillérét, ami mentén szervezned kell a feladataidat.
Részletesn pedig a következőt takarja:
1. Capture (Rögzíts)
Ha van bármi, ami előjön, mint megoldandó feladat, akkor azt írd fel. Mindegy, hogy mit használsz erre, de tudd, hogy hova kerülnek a feladatait. Az is mindegy, hogy privát, vagy munkahelyi feladatok, legyen minél több minden rögzítve, egy helyen. Ezzel lényegesen tehermentesíted magad!
Saját tapasztalataim (pro-kontra): egyrészt tényleg megkönnyebbülsz, mert tudod, hogy nem kell mindig, mindent észben tartani, nagyon jól átláthatóvá teszi a napod / heted egy jó lista. Másrészt, ha komolyan gondolod a GTD metodológia használatát (én ajánlom), akkor szembe kell nézni azzal, hogy amit nem jegyzel fel, vagy oldasz meg lényegében azonnal, az a feladat nincs.
Rögzítéshez 2 tipp:
ToDoist (nálam ez az abszolút favorit, ha érdekel, akkor itt tudsz regisztrálni.)
Evernote (Ha kipróbálnád, akkor itt tudsz regisztrálni.)
Trello (inkább projektmenedzsmenthez)
Sőt, akár ezek együttes használata is jól működik.
Ha belehallgatnál, hogy a rögzítés hogyan is zajlik, akkor ebben a podcast epizódban erről beszéltem pont.
2. Clarify (Tisztázz)
Ha már minden feladatot berögzítettél, akkor a következő lépés a feladatok tisztázása. (Erre nálam van egy ismétlődő feladat, minden munkanap reggel 9:00-re ToDoist-ben például)
2 fő szempont szerint kell átfutni a feladatokat:
- Minden nagyobb feladatot alá kell bontani kisebb akciópontokra, így nem csak annyi lesz ott, hogy “Nagy projekt”, hanem megadsz alá 2-3-10-20 kisebb feladatot, mint “koncepció brainstorming”, “vázlat elkészítése”, “prezentációs anyag elkészítése”, prezentáció begyakorlása”, “jóváhagyatás a főnökkel”, stb… Ez azért fontos, mert így jobban látod, hogy egy adott pillanatban van-e időd valamelyik al-feladatot megcsinálni.
- Vizsgáld meg, hogy melyik feladat az, amit neked kell elvégezned és melyik az, amelyik valaki más feladatköre/szakterülete és ez utóbbi esetben a feladatot delegáld is, így nem áll a feladat nálad megoldásra várva. (Ilyenkor jön jól, ha az egész csapat ugyanazt a feladatmenedzsment-rendszert használja…)
Ha a tisztázás folyamatát szeretnéd kicsit jobban átlátni, akkor ajánlom ezt a podcast epizódot, ahol pontosan erről beszéltem.
3. Organize (Rendszerezz)
Megvannak a feladataid. A következő lépés, hogy rendezd őket prioritás és téma (projekt) szerint.
A projekt szerinti rendezés egyértelmű, minden feladat tartozik valahová. A prioritás viszont helyzetfüggő. Függ attól, hogy mikorra kell elkészülnöd vele (részfeladat, vagy teljes projekt), illetve függ a bent lévő feladataid mennyiségétől. (4 feladatnál egyszerű sorrendet felállítani,, 20-nál viszont már nem olyan jó, ha abból 14 top 1. prioritást kap.)
Adj határidőt a feladatoknak, csatolj hozzá infó anyagot (ha online kezeled ezeket), állíts be emlékeztetőt, hogy felszínen tartsd a dolgokat végig, vagy adj hozzá helyemlékeztetőt, ha tudsz.
4. Reflect (Reflektálj)
Miután megvagy a feladatok rendszerezésével, jöhet a kiválasztás, adott esetben felülbírálat, vagy javítás.
Ha van olyan feladat, amit meg tudsz csinálni, akkor tedd azt, viszont ha valami még mindig túl átfogó, akkor bontsd azt is alá további részfeladatokra.
Ha jól “tisztáztál” korábban, akkor ez egy nagyon gyors folyamat, mert azonnal át fogod látni a feladataidat. (Ha nem, akkor lépj vissza a 2-es pontra és pontosíts.)
Erre én egy heti szintű, ismétlődő feladatot használok, amivel középtávon rendben lehet tartani minden projekt feladatait.
5. Engage (Csináld meg)
Tökéletes lista, rendezett feladatok, átlátható struktúra.
Nincs más hátra, mint kiválasztani a következő elemet a listáról és megcsinálni. Megvan hozzá minden. Lebontott, apróbb lépések, időbeosztással és elérhető segédanyagokkal. Minden adott a hatékony és fókuszált munkához!
Tökéletes eszközt keresel GTD-hez?
Regisztrálj most!
A GTD ereje
A fentiek leírva nem biztos, hogy egyből meggyőzteleek. Egy csomó plusz feladat, cserébe semmi csodaszer.
Mégis, a GTD működik. Egyszerűen amiatt, hogy minden feladatot be kell rögzítened, csoportosítanod és elő kell készítened. Ezzel tehermentesíted magad, mert ezeket nem kell folyamatosan észben tartanod és figyelned mindenre, hanem tudsz fókuszáltan dolgozni, ami sokkal hatékonyabb.
A befektetett idő tehát megtérül a hatékonyság révén, plusz a feladataid karbantartása rövid idő után napi pár percet vesznek csak igénybe! Arról, hogy mi is a hatékonyság pontosan, külön epizód is készült a KV Szünet Podcastben!
Nem kell többet törnöd a fejed azon, hogy mire van időd, mit is kellene először megcsinálnod, nem fog kimaradni egy-egy részfeladat, több időd marad dolgozni. A GTD duplán hozza vissza a befektetett időt!
Teendők
Első sorban döntsd el, hogy a fentiek érdekesek-e eléggé ahhoz, hogy kipróbáld. Szinte biztos, hogy ezeket már valamilyen szinten most is gyakorlod, hiszen rendszer kell minden munkába, így talán nem is jelentene olyan komoly változást a mindennapjaidban egy kis plusz szervezés.
Utána döntsd el, hogy mi a neked legmegfelelőbb platform. Én a ToDoist program mellett kötöttem ki, de egy notesz is tökéletes tud lenni. Ha érdekel a ToDoist miért a legjobb szerintem, akkor itt olvashatod el.
Alakítsd ki a számodra megfelelő feladat csoportosítást (erről még írok is hamarosan, hogy miket javaslok), projekt rendszert, építsd fel a feladatmenedzsment-rendszered.
Kezd el használni. Rögzítsd azokat az időpontokat magadban, ahol átnézed, rendszerezed a feladataidat, majd később ellenőrzöd őket.
Minden csak szép sorjában. Már meg is van az első 4 feladatod! 🙂
Ha tetszett, oszd meg! Ha neked jobb megoldásod van, írd le pár sorban alább, érdekel!
