Sokan, sok féleképpen próbálják hatékonyabbá, produktívabbá tenni a mindennapjaikat.
Amit megtanultan és nekem fontos lett: ez nem a munkáról szól. Ha igazán szeretnéd kényelmesen, stresszmentesen magélni a napokat, ahhoz az kell, hogy minden téren rendbe legyen téve körülötted minden. Ez lehet bármilyen produktivitási módszertan, GTD vagy bármi más, de egy jól szervezett káosz is, ha kiismered magad benne. A lényeg annyi, hogy a te igényeidet szolgálja ki.
Miért tartom ezt jó ötletnek? Leginkább azért, mert hiszek abban, hogy az ilyen változások azok, amik fenntarthatóak hosszú távon.
A mókuskerék nem fog megállni, így a legjobb megoldás, ha a beömlő feladatokat hatékonyan kezeljük. Ha tetszik az ötlet, akkor vágj bele te is, adok hozzá egy kis induló csomagot!
Legyél produktív, legyél nyugodt
Alapvetően azt gondolom, hogy mindegy milyen módon fogsz hozzá, mindegy milyen módszert választasz. Válaszd azt, amelyik neked tökéletes, amitől 2 dolgot érzel minden nap:
Nap közben a Flow érzés csap le rád és érzed, hogy jobban tudsz dolgozni,
nap végén pedig nyugodt vagy és magabiztos, mert tudod, hogy miket kell majd elvégezned következő nap; tudod, hogy hatékony voltál aznap.
Ha ezek megvannak, akkor biztos, hogy jó irányba indultál el.
Persze ezt könnyebb mondani, mint megtenni. Nekem is közel egy év volt, mire kikötöttem annál a módszernél, amit most is használok. Mivel nekem ez vált be, így most ehhez fogok részletesebb segítséget nyújtani: ez pedig a Getting Things Done (GTD).
GTD, a kontextus kezelés módszertana
Ami nekem a GTD-ben azonnal megtetszett és el is döntötte, hogy megtaláltam a számomra tökéletes megoldást:
A feladatokat nem határidő és prioritás szerint kezeli kizárólag, hanem a legfontosabb rendezési szempontja a kontextus. Ha bent vagyok az irodában, akkor csak azokat a feladatokat akarom látni, amiket ott kell elvégeznem. Ha úton vagyok épp, akkor maximum azokat, hogy kit kell telefonon felhívjak, vagy esetleg olvasni kell csak. Ha pedig otthon, akkor lássam, hogy milyen feladataim vannak a ház körül (vagy bent), hogy fennmaradjon a családi béke. Ez nagyon megkönnyíti a feladatok átláthatóságát.
A prioritások és határidők mellett egy fontos tényezőt egyenrangúként kezel még a GTD, ez pedig a személyes energia szint. Gondolj csak bele, hogy ha épp ebéd utáni kajakóma tört rád, amikor elérsz egy nagyon súlyos feladathoz, akkor azt jó eséllyel nem fogok tudni megcsinálni, vagy csak nagyon nehezen és az is elképzelhető, hogy nem jól fogod elvégezni. Pusztán azért, mert nem az a megfelelő feladat az aktuális energia szintednek.
Persze ezek mellett még számos aprósággal szolgál a GTD, ami szuper könnyen kezelhetővé teszi a feladataidat és ezáltal rendkívüli módon növeli meg a hatékonyságodat. Ezekről írtam korábban egy részletes cikket, így most nem térek ki mindenre külön.
További jó hír, hogy egész jól elsajátítható pusztán könyvből, ami a HVG könyvek kiadásában jelent meg, de az igazsághoz hozzá tartozik, hogy a tökéletes rendszer akkor fog megszületni, ha ellátogatsz egy tréningre is. Hidd el, megéri. Néhány kollégámmal mi elmentünk a Hamar Productivity Consulting GTD Alapok tréningjére, ami elég komoly változásokat hozott az addig is jól működő GTD rendszerem életébe.
A produktivitás alapköve: Todoist
Mint minden produktivitási rendszernek, a GTD-nek is az alapja egy jó feladatkezelő eszköz. Ez nem kell, hogy webes felület, vagy mobil app legyen, ha neked eddig is a jegyzetfüzet volt a kulcs, akkor azt továbbra is tudod használni. Ha mobilfüggő vagy, akkor pedig megvannak a megfelelő mobil appok.
Én kipróbáltam eddig az Asana, Todoist, Wunderlist programokat (és még egy csomót, amik hamar el is véreztek). Mindhárom szuper, szinte mindegy, hogy melyiket választod. Nekem a Todoist-re esett a választásom, hosszas tesztelés után. Hozzáteszem az Asana (főleg a legutóbbi fejlesztésük óta, amivel bekerült a “board” funkció) alig maradt el mögötte. Nekem a kulcs a mobilos használhatóság volt, amiben a Todoist verhetetlen, de erről korábban már volt szó, ahol bemutattam a Todoist alapvető használatát is.
Azért érdemes körbejárni ezt a témát alaposabban, mert ez egy központi eleme a produktív munkának. Mindenképp kiemelném, hogy ha már egyszer valamelyik mellett letetted a voksod, akkor azt csak nagyon indokolt esetben módosítsd, mert nem kellemes feladat egy jól működő, beüzemelt feladat / projekt listát átvinni egy másik rendszerbe!
Ha végül a Todoistet választod, akkor ajánlom az Online Todoist képzésünket, ahol körbejárjuk a használatát és azonnal profi módon tudsz belevágni!
Ha csak kipróbálnád a Todoistet, akkor pedig kattints ide.
Szerintem mi a legjobb a Todoistben?
Evernote, jegyzetelj bárhol, bármit
Ha produktivitás kapcsán a jegyzetelésről van szó, akkor mindig is az Evernote volt a legjobb benne. (Rátz Tibor barátom közben megírta, hogy nála például miért a Microsoft OneNote vált be.)
Az Evernote annyira sokoldalú, hogy szinte bármilyen feladatnál hasznát lehet venni. Jegyzetelés, dokumentum tárolás, referencia anyagok gyűjtése, de akár papír alapú névjegykártyák online rögzítésére is. Emiatt van lehetőség arra, hogy a Todoist projektjeivel össze lehessen kötni a jegyzetek, jegyzetfüzetek rendszerét és a két programot közösen használni. A kulcs mindenképp az, hogy mindegyiket arra használd, amiben az a legjobb.
A folyamatos fejlesztések pedig egyre újabb funkciókat hoznak a rendszerbe. Ez nálam mindig is fontos szempont volt. Ahol nem jön ki minimum negyed évente egy frissítés, az a program nem tudja tartani a lépést a felhasználói igényekkel!
Idő közben elvégeztem az Evernote saját tanácsadói képzését is, így mint Evernote Certified Consultant jóval mélyebb rálátást kaptam arra, hogy mire is képes a platform. Korábban azt hittem, hogy igazi “power user” vagyok, ha Evernote-ról van szó, de a képzés alatt rengeteg új tippet, ötletet kaptam, ami mára olyan szintre lépett, hogy szinte mindent azon keresztül intézek. Az általános meeting jegyzetektől a weboldal tervezésig.
Az alapok viszonylag könnyen elsajátíthatóak, onnan pedig már inkább stratégia döntéseket kell meghozni, hogy mire akarod használni.
Ha komolyabban is szeretnéd használni a világ egyik legjobb jegyzetelő programját (akár privát, akár munkahelyi dolgokra), akkor a legjobb választás most az Evernote Online Képzésünk. Itt mindent megmutatok, amit csak tudni kell róla és azonnal használatba tudod venni!
Ha érdekel az Evernote, akkor itt tudsz regisztrálni, hogy kipróbálhasd.
Javaslom, hogy egyből töltsd le az elérhető applikációkat is mobilra és asztali verziban egyaránt, sokkal jobban kézre fog állni, ha mindenhol elérd azonnal!
Nem az eszköz a lényeg, hanem az elhatározás
A fentiek azokra példák, hogy én mit használok és mit javaslok használni. Ettől függetlenül válaszd azt, ami neked a leginkább kézre esik és kielégíti minden igényedet.
A fentiekkel kapcsolatban szívesen segítek is, ha van kérdés, de a legfontosabb rész mégis te vagy az egész rendszerben.
Döntsd el, hogy akarsz-e változtatni a szokásaidon. Mindenki, aki eddig kérdéssel fordult hozzám produktivitással kapcsolatban, mindig ezt a választ kapta első körben. A legfontosabb, hogy legyen egy stabil elhatározás.
Miért fontos ez? Mert senki nem fog tudni változtatni a berögződött szokásain addig, amíg az újak nem ivódnak be a mindennapokba. Addig bizony kicsit küzdős és nem mindig produktív a nap, sok időt elvesz, hogy optimalizáld a rendszered, hogy tényleg hatékony lehess. Ha ez az elhatározás megvan, akkor jöhet majd a program és a változás.
Ki az, aki velem tart?
Ki az, aki már elkezdett ilyen szemmel tervezni és mik voltak a fő szempontok? Mi lett a választott platform?
Aki belevág, annak drukkolok és segítek szívesen, amiben tudok.
